Kivitendo Druckvorlagen mit Einzahlungsschein

In Kürze werden unter den rev-odt-Vorlagen in Kivitendo Rechnungs- und Auftragsvorlagen mit angehängtem BESR-Einzahlungsschein zur Verfügung stehen.

Hier eine kurze Beschreibung, wie diese aufgebaut sind, und was bei ihrer Nutzung zu beachten ist (in fett sind nötige einmalige Anpassungen aufgeführt):

1. Bezeichnung der Vorlagen
   Rechnung: invoice_besr.odt
   Auftrag: sales_order_besr.odt
2. Vorbereitungen im Adminbereich
   Damit beim Erstellen von Rechnungen und Aufträgen neben der Standardvorlage ohne Einzahlungsschein weitere Vorlage (z.B. mit Einzahlungsschein) auswählbar sind, muss für jedes Vorlagen-Suffix ein Drucker eingerichtet werden.
   Druckeradministration -> Drucker hinzufügen
   • Mandant wählen
   • Druckerbeschreibung -> aussagekräftiger Text: wird in der Auftrags- bzw. Rechnungsmaske als Auswahl angezeigt (z.B. mit Einzahlungsschein Bank xy)
   • Druckbefehl -> beliebiger Text (hat für das Erzeugen von Aufträgen oder Rechnungenals odt-Datei keine Bedeutung, darf aber nicht leer sein)
   • Vorlagenkürzel -> besr bzw. selbst gewähltes Vorlagensuffix (muss genau der Zeichenfolge entsprechen, die zwischen "invoice_* bzw. "sales_order_" und ".odt" steht.)
   • speichern
3. Benutzereinstellungen
   Wer den Ausdruck mit Einzahlungsschein als Standardeinstellung im Rechnungss- bzw. Auftrageformular angezeigt haben möchte, kann dies persönlich für sich bei den Benutzereinstellungen konfigurieren:
   • Programm -> Benutzereinstellungen -> Druckoptionen
   • Standardvorlagenformat -> OpenDocument/OASIS
   • Standardausgabekanal -> Bildschirm
   • Standarddrucker -> gewünschte Druckerbeschreibung auswählen (z.B. mit Einzahlungsschein Bank xy)
   • Anzahl Kopien -> leer
   • speichern
4. Aufbau und nötige Anpassungen der Vorlagen
   In der Vorlage sind als Modul "BESR" 4 Makros gespeichert, die aus dem von kivitendo erzeugten odt-Dokument die korrekte Referenznummer inklusive Prüfziffer sowie die Kodierzeile in OCRB-Schrift erzeugt und am richtigen Ort ins Dokument schreibt.
   • Für den Einzahlungsschein ist die letzte Seite des Dokuments reserviert
   • Direkt über dem Einzahlungsschein enthält die Vorlage eine Zeile mit folgenden Angaben:
     (Bank-Konto-Identifikationsnummer und Postkonto-Nummer der Bank müssen gemäss Angaben der jeweiligen Bank angepasst werden)
     • DDDREF: 4 Werte zum Bilden der Referenznummer (jeweils durch einen Leerschlag getrennt):
       • erster Wert: Bank-Konto-Identifikation (nur Ziffern, maximal 6), muss angepasst werden.
       • zweiter Wert: <%customernumber%> (Kundennummer: nur Ziffern, maximal 6)
       • dritter Wert: <%ordnumber%> (Auftragsnummer in Auftragsvorlage sales_oder_besr.odt, maximal 7 Ziffern, führende Buchstaben werden vom Makro entfernt), sonst 0
       • vierter Wert: <%invnumber%> (Rechnungsnummer bei Rechnungsvorlage invoice_besr.odt, maximal 7 Ziffern, führende Buchstaben werden vom Makro entfernt), sonst 0
     • DDDKONTO: Postkonto-Nummer der Bank, muss angepasst werden.
     • DDDBETRAG: <%total%> Einzahlungsbetrag oder 0 falls Einzahlungsschein ohne Betrag
   • Im Einzahlungsschein selbst müssen der Name und die Adresse der Bank, die Postkonto-Nummer der Bank, sowie der eigene Firmenname und die Firmenadresse angepasst werden.
     Dabei ist darauf zu achten, dass sich die Positionen der Postkonto-Nummern der Bank, sowie der Zeichenfolgen DDDREF1, DDDREF2, 609, DDDKODIERZEILE nicht verschieben.
5. Auswahl der Druckvorlage in kivitendo beim Erzeugen einer odt-Rechnung (analog bei Auftrag)
   Im Fussbereich der Rechnungsmaske muss neben Rechnung, OpenDocument/OASIS, Bildschirm die im Adminbereich erstellte Druckerbeschreibung ausgewählt werden, falls diese nicht bereits bei den Benutzereinstellungen als persönlicher Standard gewählt wurde.
6. Makroeinstellungen in LibreOffice anpassen
   Falls beim Öffnen einer von kivitendo erzeugten odt-Rechnung die Meldung kommt, dass Makros aus Sicherheitsgründen nicht ausgeführt werden, so müssen folgende Einstellungen in LibreOffice angepasst werden:
   • Extras -> Optionen -> Sicherheit -> Makrosicherheit
   • Sicherheitslevel auf "Mittel" einstellen
     (diese Einstellung muss auf jedem Computer durchgeführt werden, mit dem von kivitendo erzeugte odt-Rechnungen oder Aufträge geöffnet werden)
   • Beim Öffnen einer odt-Rechnung oder eines odt-Auftrags bei der entsprechenden Nachfrage "Makros ausführen" auswählen.
     Wichtig: die Makros sind so eingestellt, dass sie beim Öffnen der Vorlagen selbst nicht ausgeführt werden.
     Das heisst für das Ansehen und Bearbeiten der Vorlagen sind keine speziellen Einstellungen in LibreOffice nötig.